Öffentliche Vergabe: Kommunikation im Prozess

Öffentliche Vergabeverfahren sind einer der sensibelsten Bereiche der Unternehmenskommunikation. Wer als Bieter an einer öffentlichen Ausschreibung teilnimmt, bewegt sich in einem rechtlich eng regulierten Rahmen – und jede öffentliche Äußerung kann Konsequenzen haben. Gleichzeitig verfolgen Medien, Politik und Öffentlichkeit große Vergaben mit Interesse. Schweigen ist keine Strategie. Aber falsches Sprechen ist gefährlich.

Die richtige Kommunikationsbegleitung für Vergabeverfahren bewegt sich auf einem schmalen Grat – besonders im Kontext der Kommunikation für Ministerien: Sie informiert, ohne dem Verfahren vorzugreifen. Sie schützt die Reputation, ohne vertrauliche Inhalte preiszugeben. Und sie bereitet auf den Zeitpunkt nach der Vergabeentscheidung vor – egal, ob man den Zuschlag erhält oder nicht. RAFFEINER REPUTATION berät Unternehmen und Organisationen in Österreich, die an öffentlichen Ausschreibungen beteiligt sind, bei genau dieser Gratwanderung.

Die Grundregel lautet: Während eines laufenden Vergabeverfahrens dürfen keine Informationen öffentlich gemacht werden, die das Verfahren beeinflussen oder den Wettbewerb verzerren könnten. Das klingt einfach, ist in der Praxis aber komplex – weil Medien Fragen stellen, weil Mitarbeitende stolz auf Einreichungen sind, und weil der Wettbewerb manchmal selbst kommuniziert.

Was rechtlich zulässig ist – und was nicht

Das österreichische Bundesvergabegesetz (BVergG) regelt den Vergabeprozess, nicht die Kommunikation darüber. Aber aus den Verfahrensgrundsätzen – insbesondere dem Gleichbehandlungsgebot und dem Vertraulichkeitsschutz – ergeben sich klare Grenzen.

Zulässig ist in der Regel: die allgemeine Information, dass ein Unternehmen an öffentlichen Ausschreibungen teilnimmt. Die Darstellung von Kompetenzen und Referenzen, die ohnehin öffentlich bekannt sind. Die Reaktion auf Medienanfragen mit dem Hinweis, dass ein Verfahren läuft und man sich zu laufenden Verfahren nicht äußert.

Hintergrundinformationen dazu veröffentlicht PRVA - Public Relations Verband Austria.

Nicht zulässig ist: die Veröffentlichung von Angebotsinhalten, Preisen oder technischen Details der Einreichung. Aussagen, die den Eindruck erwecken, der Zuschlag stehe fest. Kritik am Auftraggeber oder an Mitbietern während des laufenden Verfahrens.

Die Grenzen sind nicht immer trennscharf. Deshalb braucht es klare interne Sprachregelungen, die vor Beginn des Verfahrens festgelegt werden – nicht erst, wenn die erste Journalistenanfrage kommt.

Zu konkreten laufenden Verfahren können wir uns aus vergaberechtlichen Gründen nicht äußern.” Das ist sachlich, nachvollziehbar und schützt das Unternehmen – ohne den Eindruck von Intransparenz zu erzeugen.

Medienanfragen während laufender Verfahren

Journalistinnen und Journalisten interessieren sich für öffentliche Vergaben, besonders wenn es um große Infrastrukturprojekte, öffentliche Aufträge oder politisch sensible Themen geht. Eine Medienanfrage während eines laufenden Verfahrens ist kein Angriff – aber sie erfordert Vorbereitung.

Die Standardantwort „Wir äußern uns nicht zu laufenden Verfahren” ist korrekt, wirkt aber defensiv, wenn sie ohne Kontext steht. Besser: eine vorbereitete Stellungnahme, die das Unternehmen allgemein positioniert, ohne auf das konkrete Verfahren einzugehen.

Ein Beispiel: „Wir sind in diesem Marktsegment seit fünfzehn Jahren tätig und beteiligen uns regelmäßig an Ausschreibungen. Zu konkreten laufenden Verfahren können wir uns aus vergaberechtlichen Gründen nicht äußern.” Das ist sachlich, nachvollziehbar und schützt das Unternehmen – ohne den Eindruck von Intransparenz zu erzeugen.

RAFFEINER REPUTATION empfiehlt, solche Sprachregelungen als Teil der Vergabevorbereitung zu entwickeln, nicht als Reaktion auf akute Anfragen. Wer vorbereitet ist, kommuniziert souverän.

Reputation Management für Bieter

Vergabeverfahren sind Wettbewerb. Und wie in jedem Wettbewerb gibt es Gewinner und Verlierer. Die kommunikative Herausforderung beginnt oft erst nach der Entscheidung.

Bei Zuschlag: Die Versuchung ist groß, sofort zu kommunizieren. Aber auch hier gibt es Regeln. Manche Auftraggeber bestehen auf einer Stillhaltefrist, bevor der Zuschlag öffentlich gemacht wird. Andere koordinieren die Kommunikation gemeinsam mit dem beauftragten Unternehmen. Es ist ratsam, die Kommunikation des Zuschlags mit dem Auftraggeber abzustimmen – nicht nur aus Höflichkeit, sondern weil koordinierte Botschaften stärker wirken.

Weiterführend dazu empfiehlt sich ÖPAV - Österreichische Public Affairs Vereinigung.

Bei Ablehnung: Kein Unternehmen verliert gerne. Aber öffentliche Kritik am Vergabeverfahren nach einer Niederlage beschädigt die eigene Reputation stärker als die des Auftraggebers. Wer sachlich bleibt und gegebenenfalls den Rechtsweg beschreitet, wahrt seine Position. Wer über Medien klagt, verbrennt Brücken – zu Auftraggebern, die in Zukunft wieder ausschreiben werden.

Transparenzanforderungen an Auftraggeber

Nicht nur Bieter, auch öffentliche Auftraggeber stehen unter kommunikativem Druck. Vergabeverfahren verwenden öffentliche Mittel. Die Öffentlichkeit hat ein berechtigtes Interesse daran zu erfahren, wie diese Mittel vergeben werden.

Für Auftraggeber bedeutet das: Die Vergabeentscheidung muss nicht nur rechtlich korrekt, sondern auch kommunikativ nachvollziehbar sein – ein Grundsatz, der auch bei EU-Förderungen und ihren Kommunikationspflichten gilt. Warum wurde dieses Unternehmen beauftragt? Welche Kriterien waren ausschlaggebend? Wie wurde die Gleichbehandlung sichergestellt?

Diese Fragen werden nicht im Vergabeakt beantwortet, sondern in der Öffentlichkeitsarbeit. Eine proaktive Kommunikation nach Vergabeentscheidungen – mit klarer Darstellung der Auswahlkriterien und des Prozesses – reduziert Spekulationen und stärkt das Vertrauen in die Institution.

Interne Kommunikation nicht vergessen

Ein häufig unterschätztes Risiko: Mitarbeitende, die über ein laufendes Vergabeverfahren sprechen – in sozialen Medien, auf Branchenveranstaltungen oder im persönlichen Umfeld. Ein unbedachter LinkedIn-Post über eine Einreichung kann vergaberechtliche Konsequenzen haben.

Interne Kommunikationsrichtlinien für Vergabeverfahren sollten deshalb Standard sein. Wer darf was wann sagen? An wen werden Medienanfragen weitergeleitet? Welche Informationen sind vertraulich? Diese Regeln müssen nicht komplex sein – aber sie müssen existieren und den beteiligten Teams bekannt sein.

Einen branchenrelevanten Überblick liefert Industriellenvereinigung.

Strategische Vorbereitung statt Krisenmodus

Die beste Vergabekommunikation ist die, die vorbereitet wird, bevor sie gebraucht wird. Das umfasst Sprachregelungen für verschiedene Szenarien: Zuschlag, Ablehnung, Medienanfrage, politische Debatte, Verzögerung des Verfahrens. Wer diese Szenarien durchspielt und für jedes eine Kommunikationslinie definiert, reagiert im Ernstfall nicht hektisch, sondern souverän.

Einen Überblick über unsere Beratungsleistungen in der Vergabekommunikation finden Sie unter /expertise.

Vertiefen Sie das Thema: Kommunikation für Ministerien in Österreich sowie Politische Kommunikation in Österreich.

Häufige Fragen

Darf man während eines laufenden Vergabeverfahrens überhaupt kommunizieren?

Ja, aber mit klaren Grenzen. Allgemeine Informationen über das eigene Unternehmen und seine Kompetenzen sind zulässig. Nicht zulässig sind Aussagen über Angebotsinhalte, Preise oder den erwarteten Ausgang des Verfahrens. Die Grundregel: Nichts kommunizieren, was den Wettbewerb verzerren könnte.

Wie reagiert man auf Medienanfragen zu einer öffentlichen Ausschreibung?

Mit einer vorbereiteten Stellungnahme, die das Unternehmen allgemein positioniert, ohne auf das konkrete Verfahren einzugehen. Der Verweis auf vergaberechtliche Gründe für die Zurückhaltung ist sachlich und wird von Journalistinnen und Journalisten in der Regel akzeptiert.

Was tun, wenn man den Zuschlag nicht erhält?

Sachlich bleiben. Öffentliche Kritik am Verfahren oder am Auftraggeber schadet der eigenen Reputation mehr als der des Gegenübers. Wer Zweifel an der Korrektheit hat, kann den Rechtsweg beschreiten – die Kommunikation sollte sich darauf beschränken und keine emotionalen Bewertungen enthalten.

Brauchen öffentliche Auftraggeber eine Kommunikationsstrategie für Vergaben?

Unbedingt. Vergabeverfahren stehen unter öffentlicher Beobachtung. Eine proaktive, transparente Kommunikation nach Vergabeentscheidungen reduziert Spekulationen und stärkt das institutionelle Vertrauen. Wer erst auf Nachfragen reagiert, wirkt defensiv.

Wie schützt man sich vor internen Kommunikationsfehlern während einer Vergabe?

Durch klare interne Richtlinien: Wer darf was sagen, welche Informationen sind vertraulich, an wen werden Anfragen weitergeleitet. Diese Regeln sollten vor Verfahrensbeginn kommuniziert werden – an alle Mitarbeitenden, die vom Verfahren wissen.

Sie stehen vor einer öffentlichen Ausschreibung und brauchen kommunikative Begleitung? Nehmen Sie Kontakt auf.