Eine Pressekonferenz ist eines der wirkungsvollsten Instrumente der Medienarbeit – wenn sie richtig geplant wird. Schlecht vorbereitete Pressekonferenzen kosten Zeit, Geld und im schlimmsten Fall Reputation. Die gute Nachricht: Mit einer klaren Checkliste lässt sich das vermeiden.
RAFFEINER REPUTATION hat in über 15 Jahren Medienarbeit Dutzende Pressekonferenzen für Unternehmen, Verbände und öffentliche Institutionen in Österreich organisiert. Aus dieser Erfahrung haben wir die wichtigsten Schritte zusammengestellt – von der ersten Themenprüfung bis zum Nachfassen bei den Redaktionen. Diese Checkliste orientiert sich an den Gegebenheiten des österreichischen Medienmarkts, einschließlich APA/OTS, dem Presseclub Concordia und den Gepflogenheiten heimischer Redaktionen.
Schritt 1: Brauchen Sie wirklich eine Pressekonferenz?
Das klingt provokant, ist aber die wichtigste Frage. Eine Pressekonferenz lohnt sich nur, wenn das Thema nachrichtenwert hat – also für Journalistinnen und Journalisten relevant genug ist, dass sie dafür Zeit investieren.
Faustregel: Wenn Sie die Kernbotschaft in einer Presseaussendung genauso gut transportieren können, sparen Sie sich die Konferenz. Pressekonferenzen funktionieren, wenn es etwas zu zeigen gibt, wenn Rückfragen erwartet werden oder wenn die Personen am Podium selbst Teil der Nachricht sind.
Weiterführend dazu empfiehlt sich APA - Austria Presse Agentur.
Typische Anlässe, die eine Pressekonferenz rechtfertigen: Geschäftsergebnisse mit Branchenrelevanz, neue politische Forderungen eines Verbandes, Infrastrukturprojekte mit öffentlichem Interesse, Krisensituationen, die eine persönliche Stellungnahme erfordern. Auch Event-PR, die eine Veranstaltung zum Medienthema macht, kann den richtigen Rahmen bieten.
Schritt 2: Timing und Termin
Wochentag: Dienstag bis Donnerstag. Montag ist in Redaktionen Planungstag, Freitag verliert sich im Wochenende.
Uhrzeit: 10:00 Uhr ist der Goldstandard. Früh genug, damit die Berichterstattung in die Tagesplanung der Redaktionen passt. Spätestens 11:00 Uhr – danach wird es für Tageszeitungs-Redaktionen eng.
Journalisten kennen den Ort und wissen, was sie erwartet.
Vorlaufzeit für Einladungen: Mindestens sieben bis zehn Werktage vor dem Termin. Große Pressekonferenzen mit hochrangigen Sprecherinnen und Sprechern: zwei bis drei Wochen. In Österreich sollten Sie auch den Veranstaltungskalender der APA prüfen, um Terminkollisionen mit anderen Pressekonferenzen zu vermeiden.
Saisonale Fallen: Die Weihnachtszeit, Semesterferien und der August sind schwierig. Journalisten sind im Urlaub, Redaktionen dünn besetzt.
Schritt 3: Location
In Wien ist der Presseclub Concordia (Bankgasse 8, 1010 Wien) eine bewährte Wahl für Pressekonferenzen. Er signalisiert Seriosität und liegt zentral. Journalisten kennen den Ort und wissen, was sie erwartet.
Alternative Locations können sinnvoll sein, wenn das Thema einen Ortsbezug hat – etwa bei Infrastrukturprojekten, Standorteröffnungen oder branchenspezifischen Veranstaltungen. Wichtig: Die Location muss für Kamerateams geeignet sein (Licht, Strom, Platz für Stative), gute Akustik bieten und verkehrstechnisch erreichbar sein.
In Innsbruck und den Bundesländern gibt es weniger etablierte Pressekonferenz-Locations. Hier funktionieren hochwertige Veranstaltungsräume in Hotels oder Wirtschaftskammer-Räumlichkeiten.
Schritt 4: Einladung und Verteiler
Die Einladung erfolgt in Österreich standardmäßig über eine OTS-Presseeinladung (PE). Damit erreichen Sie den Großteil der relevanten Redaktionen automatisch.
Zusätzlich zur OTS-Einladung empfehlen wir: persönliche Einladungen per E-Mail an die wichtigsten Redakteurinnen und Redakteure Ihres Themengebiets. Und dann – das wird oft vergessen – einen telefonischen Reminder zwei bis drei Tage vor dem Termin. In Österreich ist dieser persönliche Kontakt oft entscheidend für die Teilnahme.
Zusätzlich zur OTS-Einladung empfehlen wir: persönliche Einladungen per E-Mail an die wichtigsten Redakteurinnen und Redakteure Ihres Themengebiets.
Weitere Perspektiven dazu finden sich bei medianet.
Der Verteiler sollte gezielt sein. Lieber 30 Journalisten einladen, die wirklich zum Thema passen, als 200 anschreiben und fünf im Raum haben. Qualität schlägt Quantität.
Schritt 5: Sprecherinnen und Sprecher vorbereiten
Die Besetzung des Podiums entscheidet über die Wahrnehmung. Maximal drei Personen am Podium – mehr verwässert die Botschaft.
Jede Person braucht eine klare Rolle: Wer macht das Statement? Wer liefert die Fakten? Wer beantwortet Detailfragen? Diese Rollenverteilung muss vorher besprochen und geübt werden.
Medientraining ist keine Kür, sondern Pflicht. Zumindest ein Briefing zu erwartbaren Journalistenfragen, schwierigen Nachfragen und dem Umgang mit Kameras. Wir erleben regelmäßig, dass inhaltlich gut vorbereitete Sprecherinnen und Sprecher an einfachen Interviewfragen scheitern, weil sie die Fragelogik von Journalisten nicht kennen. Ein professionelles Medientraining für Führungskräfte bereitet auf genau diese Situationen vor.
Statements kurz halten. Fünf Minuten pro Person am Podium sind das Maximum. Journalisten wollen Fragen stellen, keine Vorträge hören.
Schritt 6: Pressemappe und Materialien
Jede Pressekonferenz braucht eine Pressemappe – heute meist digital. Sie enthält:
- Die Presseaussendung mit allen Kernfakten
- Kurze Biografien der Sprecherinnen und Sprecher
- Hochauflösende Fotos (Porträts und thematisch passende Bilder)
- Faktensheets, Infografiken oder Datentabellen, falls relevant
- Kontaktdaten der Pressestelle für Rückfragen
Diese Materialien sollten gleichzeitig mit der Pressekonferenz über OTS verbreitet werden, damit auch Redaktionen, die nicht vor Ort sind, darauf zugreifen können.
Schritt 7: Ablauf am Tag
Eine Stunde vorher: Technik-Check. Mikrofone, Beamer, Licht, Namenstafeln, Wasser am Podium. Klingt selbstverständlich – geht trotzdem regelmäßig schief.
15 Minuten vorher: Registrierung der Journalisten. Namensliste führen – Sie müssen wissen, wer da war, für das Nachfassen.
Ergänzend dazu informiert Wirtschaftsagentur Wien.
Ablauf selbst: Begrüßung, Statements (kurz), Frage-Antwort-Runde. Gesamtdauer: 30 bis 45 Minuten. Nicht länger. Journalisten haben den nächsten Termin.
Nach der Runde: Stehen Sie für Einzelinterviews zur Verfügung. Viele Kamerateams brauchen O-Töne im Einzelgespräch. Das ist oft wertvoller als die Pressekonferenz selbst.
Schritt 8: Nachfassen
Der häufigste Fehler: Nach der Pressekonferenz passiert nichts. Professionelles Nachfassen bedeutet:
Am selben Tag die Presseaussendung über OTS versenden, falls nicht bereits parallel erfolgt. Am nächsten Tag persönlich bei den wichtigsten Redaktionen nachhaken: Sind Fragen offen? Brauchen Sie zusätzliches Material? Gibt es einen konkreten Erscheinungstermin?
Am nächsten Tag persönlich bei den wichtigsten Redaktionen nachhaken: Sind Fragen offen?
Innerhalb einer Woche: Clipping-Übersicht erstellen. Welche Medien haben berichtet? In welchem Umfang? Mit welcher Tonalität? Diese Auswertung ist die Basis für die nächste Pressekonferenz.
Checkliste auf einen Blick
| Phase | Aufgabe | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Planung | Nachrichtenwert prüfen | 4–6 Wochen vorher |
| Planung | Termin und Location fixieren | 3–4 Wochen vorher |
| Einladung | OTS-Presseeinladung versenden | 7–10 Werktage vorher |
| Einladung | Persönliche Einladungen verschicken | 7–10 Werktage vorher |
| Vorbereitung | Sprecherinnen/Sprecher briefen | 1 Woche vorher |
| Vorbereitung | Pressemappe fertigstellen | 3 Tage vorher |
| Reminder | Telefonisches Nachfassen bei Redaktionen | 2–3 Tage vorher |
| Tag der PK | Technik-Check, Registrierung | 1 Stunde vorher |
| Tag der PK | Durchführung | 30–45 Minuten |
| Nachbereitung | OTS-Aussendung, Einzelinterviews | Am selben Tag |
| Nachbereitung | Persönliches Nachfassen | 1 Tag danach |
| Auswertung | Clipping-Analyse | 1 Woche danach |
Weiterführende Einblicke: Event-PR: Veranstaltungen zum Medienthema machen | Medientraining für Führungskräfte
Häufige Fragen
Wie viel kostet eine Pressekonferenz in Österreich?
Die Kosten hängen stark von Location, Catering und OTS-Gebühren ab. Eine OTS-Presseeinladung und -Aussendung kosten je nach Umfang und Verteilergröße einige hundert Euro. Dazu kommen Raummiete (Presseclub Concordia ab ca. 500 Euro) und eventuelle Agenturkosten für Planung und Durchführung.
Wie viele Journalisten kommen zu einer Pressekonferenz?
Das hängt vom Thema ab. Bei wirtschaftlich oder politisch relevanten Themen kommen in Wien typischerweise 10 bis 30 Journalistinnen und Journalisten. Branchenspezifische Pressekonferenzen liegen oft bei 5 bis 15. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern ob die richtigen Medien vertreten sind.
Wann ist eine Pressekonferenz der falsche Weg?
Wenn das Thema keinen echten Nachrichtenwert hat, wenn kein Bedarf an Rückfragen besteht oder wenn die Kernbotschaft in einer Aussendung besser aufgehoben ist. Auch bei sensiblen Themen, die kontrollierte Kommunikation erfordern, kann ein Hintergrundgespräch im kleinen Kreis die bessere Wahl sein.
Was ist der Presseclub Concordia?
Der Presseclub Concordia in Wien ist die traditionsreichste Adresse für Pressekonferenzen in Österreich. Er bietet professionelle Infrastruktur, liegt zentral und signalisiert Seriosität. Für viele PR-Verantwortliche ist er die erste Wahl bei der Planung einer Pressekonferenz in Wien.
Sie planen eine Pressekonferenz und wollen sicherstellen, dass sie professionell umgesetzt wird? RAFFEINER REPUTATION unterstützt Sie von der Konzeption bis zur Nachbereitung. Nehmen Sie Kontakt auf – wir besprechen, ob eine Pressekonferenz der richtige Weg für Ihr Thema ist.