Ein Nachhaltigkeitsbericht ist weit mehr als eine Pflichtübung. Er zeigt, wo ein Unternehmen in Sachen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung tatsächlich steht – und wohin es will. Der erste Bericht ist dabei die größte Hürde: Welche Daten brauchen Sie? Welche Standards gelten? Wie wird aus Zahlen ein lesbares Dokument? Dieser Leitfaden führt Sie in sieben Phasen vom leeren Blatt zum fertigen Bericht.
RAFFEINER REPUTATION begleitet Unternehmen seit 2011 bei der Erstellung von Nachhaltigkeitsberichten. Die Erfahrung aus über 15 Jahren zeigt: Der Prozess ist anspruchsvoll, aber beherrschbar – wenn Sie ihn richtig strukturieren. Unsere Agenturleiterin Silva Leschner ist ISO-zertifizierte ESG-Expertin und hat zahlreiche Unternehmen durch ihren ersten Bericht begleitet.
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gibt es mit dem VSME-Standard (Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs) einen vereinfachten Rahmen, der den Einstieg erleichtert, ohne an Substanz zu verlieren.
Phase 1: Vorbereitung und Projektplanung
Bevor Sie eine einzige Zahl erheben, brauchen Sie ein klares Projektsetup. Bestimmen Sie eine verantwortliche Person oder ein kleines Team. Definieren Sie den Berichtszeitraum – in der Regel das vergangene Geschäftsjahr.
Klären Sie frühzeitig, welchen Standard Sie verwenden. Für berichtspflichtige Unternehmen sind die European Sustainability Reporting Standards (ESRS) im Rahmen der CSRD maßgeblich. KMU, die freiwillig berichten, können auf den VSME-Standard für die KMU-Berichterstattung zurückgreifen. Die Wahl des Standards bestimmt Umfang und Detailtiefe des gesamten Projekts.
Weitere Perspektiven dazu finden sich bei European Commission - Sustainable Finance.
Setzen Sie einen realistischen Zeitplan. Für den ersten Bericht sollten Sie mindestens sechs Monate einplanen. Das klingt viel, ist aber knapp bemessen, wenn man Datenlücken, Abstimmungsrunden und das Schreiben einkalkuliert.
Phase 2: Analyse der Anspruchsgruppen und Wesentlichkeitsanalyse
Die Wesentlichkeitsanalyse (Materiality Assessment) ist das Herzstück Ihres Berichts. Sie bestimmt, über welche Themen Sie berichten – und in welcher Tiefe.
Die Wahl des Standards bestimmt Umfang und Detailtiefe des gesamten Projekts.
Identifizieren Sie zunächst Ihre relevanten Anspruchsgruppen: Kunden, Mitarbeitende, Lieferanten, Investoren, Anrainer, Behörden. Dann erheben Sie, welche Nachhaltigkeitsthemen für diese Gruppen wesentlich sind. Das kann über Befragungen, Workshops oder strukturierte Interviews geschehen.
Die CSRD verlangt eine doppelte Wesentlichkeit: Sie betrachten sowohl die Auswirkungen Ihres Unternehmens auf Umwelt und Gesellschaft (Impact-Materialität) als auch die finanziellen Risiken und Chancen, die Nachhaltigkeitsthemen für Ihr Unternehmen bedeuten (finanzielle Materialität). Nur Themen, die in mindestens einer Dimension wesentlich sind, müssen berichtet werden.
Phase 3: Datenerhebung
Hier beginnt die eigentliche Arbeit – und hier scheitern viele Erstberichte an mangelnder Vorbereitung. Sie brauchen harte Zahlen: Energieverbrauch, CO₂-Emissionen, Wasserverbrauch, Mitarbeitendenfluktuation, Arbeitsunfälle, Weiterbildungsstunden.
Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche Daten liegen bereits vor? Häufig existieren Energieabrechnungen, HR-Statistiken und Einkaufsdaten – sie wurden nur nie systematisch für einen Nachhaltigkeitsbericht zusammengeführt.
Für fehlende Daten definieren Sie Erhebungsprozesse. Wichtig: Dokumentieren Sie Ihre Methodik. Wenn Sie CO₂-Emissionen schätzen, weil exakte Messdaten fehlen, legen Sie die Berechnungsgrundlage offen. Transparenz über Datenlücken ist besser als falsche Präzision.
Phase 4: Berichtsstruktur festlegen
Ein guter Nachhaltigkeitsbericht folgt einer klaren Struktur. Die ESRS geben thematische Bereiche vor: Umwelt (E), Soziales (S), Governance (G). Innerhalb dieser Bereiche berichten Sie über Strategien, Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen.
Bewährt hat sich folgendes Grundgerüst:
Die ESRS geben thematische Bereiche vor: Umwelt (E), Soziales (S), Governance (G).
- Vorwort der Geschäftsführung – persönlich, ehrlich, nicht werblich
- Unternehmensprofil – kurze Vorstellung, Geschäftsmodell, Wertschöpfungskette
- Wesentlichkeitsanalyse – Methodik und Ergebnisse
- Umweltthemen – Klima, Ressourcen, Kreislaufwirtschaft
- Soziale Themen – Mitarbeitende, Lieferkette, Gesellschaft
- Governance – Unternehmensführung, Ethik, Compliance
- Kennzahlenübersicht – tabellarisch, vergleichbar
- Ausblick und Ziele – konkret und messbar
Phase 5: Schreiben
Jetzt wird aus Daten ein Text. Und hier trennt sich die Qualität: Ein Nachhaltigkeitsbericht, der nur Kennzahlen aneinanderreiht, wird nicht gelesen. Ein Bericht, der Geschichten erzählt und Zusammenhänge erklärt, schon.
Schreiben Sie verständlich. Vermeiden Sie Fachjargon, wo es möglich ist. Erklären Sie Begriffe wie Scope-1- und Scope-2-Emissionen, statt sie als bekannt vorauszusetzen. Ihr Bericht richtet sich nicht nur an ESG-Analysten, sondern auch an Mitarbeitende, Kunden und die interessierte Öffentlichkeit.
Weiterführend dazu empfiehlt sich APA - Austria Presse Agentur.
Seien Sie ehrlich über Schwächen. Kein Unternehmen ist perfekt, und Anspruchsgruppen erkennen Beschönigung sofort. Wenn Sie ein Ziel verfehlt haben, erklären Sie warum und was Sie daraus lernen. Glaubwürdigkeit entsteht durch Offenheit, nicht durch makellose Zahlen.
Bei RAFFEINER REPUTATION arbeiten wir mit einem klaren Prinzip: Nur kommunizieren, was belegbar ist. Warum das entscheidend ist, zeigen wir im Beitrag zur ESG-Berichterstattung in Österreich. Das schützt vor Greenwashing-Vorwürfen und schafft eine belastbare Grundlage für die Folgejahre. Details zu unserer Arbeitsweise finden Sie auf unserer Expertise-Seite.
Phase 6: Review und Qualitätssicherung
Bevor der Bericht veröffentlicht wird, durchläuft er mehrere Prüfschleifen. Intern sollten Fachabteilungen ihre jeweiligen Abschnitte auf Richtigkeit prüfen. Die Geschäftsführung gibt den Gesamtbericht frei.
Prüfen Sie besonders kritisch: Stimmen die Zahlen? Sind Vorjahresvergleiche korrekt berechnet? Sind Aussagen durch Daten gedeckt? Gibt es unbeabsichtigte Widersprüche zwischen einzelnen Kapiteln?
Für berichtspflichtige Unternehmen kommt ab dem Geschäftsjahr 2025 schrittweise eine externe Prüfpflicht hinzu. Aber auch ohne Prüfpflicht lohnt sich ein externer Blick: Eine unabhängige Durchsicht deckt blinde Flecken auf, die intern übersehen werden.
Phase 7: Veröffentlichung und Kommunikation
Ein Nachhaltigkeitsbericht, der nur als PDF auf der Website liegt, entfaltet wenig Wirkung. Planen Sie die Veröffentlichung als Kommunikationsanlass. Erstellen Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse für Medien und Anspruchsgruppen.
Nutzen Sie verschiedene Kanäle: eine Pressemeldung mit den Kernaussagen, Social-Media-Posts zu einzelnen Highlights, ein internes Townhall-Meeting für die Belegschaft. Manche Unternehmen erstellen zusätzlich eine interaktive Online-Version des Berichts.
Und dann: Fangen Sie sofort an, die Daten für den nächsten Berichtszeitraum systematisch zu erfassen. Der zweite Bericht wird deutlich einfacher, wenn die Prozesse schon stehen.
Was KMU wissen müssen: Der VSME-Standard
Nicht jedes Unternehmen muss nach ESRS berichten. Für KMU, die freiwillig einen Nachhaltigkeitsbericht erstellen möchten, gibt es mit dem VSME einen pragmatischen Rahmen. Er ist deutlich schlanker, konzentriert sich auf die wesentlichsten Kennzahlen und verlangt keine doppelte Wesentlichkeitsanalyse im vollen Umfang.
Der VSME eignet sich besonders für Unternehmen, die als Zulieferer in der Wertschöpfungskette großer, berichtspflichtiger Unternehmen stehen. Denn diese werden zunehmend Nachhaltigkeitsdaten von ihren Lieferanten einfordern. Wer frühzeitig anfängt, ist vorbereitet.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Erstellung eines ersten Nachhaltigkeitsberichts?
Rechnen Sie mit mindestens sechs Monaten, bei komplexen Unternehmensstrukturen auch neun bis zwölf Monate. Der Großteil der Zeit entfällt auf die Datenerhebung und die Wesentlichkeitsanalyse, nicht auf das Schreiben selbst.
Der zweite Bericht wird deutlich einfacher, wenn die Prozesse schon stehen.
Brauchen wir externe Beratung für den Nachhaltigkeitsbericht?
Nicht zwingend, aber empfehlenswert – besonders beim ersten Bericht. Eine ESG-erfahrene Beratung kann die Wesentlichkeitsanalyse moderieren, bei der Datenerhebung methodisch unterstützen und sicherstellen, dass der Bericht den gewählten Standard erfüllt.
Was kostet ein Nachhaltigkeitsbericht?
Die Kosten variieren stark nach Unternehmensgröße, Komplexität und gewähltem Standard. Von schlanken VSME-Berichten für KMU bis zu umfassenden ESRS-Berichten für Großunternehmen ist die Bandbreite groß. Der größte Kostenfaktor ist in der Regel der interne Aufwand für die Datenerhebung.
Müssen wir alle ESG-Themen berichten?
Nein. Die Wesentlichkeitsanalyse bestimmt, welche Themen für Ihr Unternehmen relevant sind. Nur wesentliche Themen müssen detailliert berichtet werden. Das ist kein Freifahrtschein zum Weglassen, aber es verhindert, dass Sie Ressourcen auf irrelevante Bereiche verwenden.
Was passiert, wenn wir schlechte Ergebnisse haben?
Berichten Sie sie trotzdem. Ein Nachhaltigkeitsbericht ist kein Werbemittel. Anspruchsgruppen und Prüfer erwarten Transparenz. Erklären Sie die Ursachen und beschreiben Sie, welche Maßnahmen Sie ergreifen. Glaubwürdigkeit entsteht durch den ehrlichen Umgang mit Schwächen.
Vertiefen Sie das Thema: ESG-Berichterstattung in Österreich sowie GRI oder ESRS – den richtigen Berichtsstandard wählen.
Sie planen Ihren ersten Nachhaltigkeitsbericht und wollen ihn von Anfang an richtig aufsetzen? Silva Leschner und das Team von RAFFEINER REPUTATION begleiten Sie durch den gesamten Prozess – von der Wesentlichkeitsanalyse bis zur Kommunikation. Sprechen Sie uns an.